Werkbonnen ter plaatse laten tekenen, zonder doordrukpapier

Kort samengevat

• De papieren bon raakt zoek, wordt slecht of niet getekend, en houdt de factuur tegen.
• BonTrava zet de werkbon op de telefoon, vooraf ingevuld met de gegevens van klant en site.
• Foto's, geplaatste onderdelen en toegevoegd gas gaan tijdens de klus in de bon, ook zonder bereik.
• De klant tekent met de vinger, het tijdstip wordt vastgelegd en de pdf vertrekt meteen per mail.
• Gratis tot 10 bonnen per maand, daarna €19 (solo), €39 (3 technici) of €99 (15).

Wat een papieren werkbon echt kost

Het bonnenboekje met doordrukpapier heeft één voordeel: iedereen weet hoe het werkt. Voor de rest maakt het elke interventie net iets duurder dan nodig.

Het doordrukje dat verdwijnt

De blauwe kopie blijft bij de klant, het origineel reist mee in de bestelwagen, ergens tussen de zetel en de gereedschapskist. Een regenbui, een omgestoten koffie of een boekje dat op een werf blijft liggen, en de interventie bestaat alleen nog in het hoofd van de technieker. Een klus waarvan niets op papier staat, wordt vaak ook nooit gefactureerd.

De bon die niet getekend is

De winkelverantwoordelijke zit in een vergadering, de zaakvoerder is al weg, de klant zegt "ik teken de volgende keer wel". De technieker heeft nog twee depannages die namiddag en vertrekt. Weken later, als de factuur betwist wordt, is er niets om te tonen.

De factuur die blijft wachten

De papieren bon moet nog terug naar het kantoor, nagelezen, soms ontcijferd en dan overgetypt worden. Ondertussen wordt er niets gefactureerd. Voor een klein onderhoudsbedrijf weegt die vertraging rechtstreeks op de kaspositie, en de avond aan de keukentafel met bonnen is er een te veel na een lange werkdag.

De geschiedenis die niemand terugvindt

Als een collega zes maanden later aan dezelfde machine staat, wil hij weten wat er gebeurd is: welk onderdeel vervangen werd, hoeveel gas er bij kwam, wat er vastgesteld was. Zit die informatie in een map op kantoor, dan begint hij de diagnose opnieuw van nul.

Een werkbon is meer dan een spoor van het werk: hij maakt van een interventie een factuur. Wie hem ter plaatse laat tekenen en meteen verstuurt, maakt alles wat daarna komt korter.

Hoe het gaat met BonTrava

Neem het voorbeeld van de productpagina: een koeltechnieker die alleen werkt, vervangt een compressor in de koelcel in de achterkamer van een supermarkt.

1. De bon openen

Hij start de werkbon op zijn telefoon. Klant en site zijn al ingevuld: hij hoeft geen adres of winkelnaam over te typen. En omdat er in de achterkamer van een supermarkt niet altijd bereik is, werkt BonTrava offline.

2. Het werk noteren terwijl het gebeurt

Tijdens de klus gaan de foto's, het geplaatste onderdeel en het toegevoegde gas meteen in de bon. Niets wordt 's avonds uit het geheugen gereconstrueerd: wat genoteerd is, is wat gedaan werd.

3. Op het scherm laten tekenen

Op het einde tekent de verantwoordelijke met de vinger op de telefoon. Het tijdstip van de handtekening wordt vastgelegd en de getekende pdf wordt haar gemaild voor de technieker van de parking is.

Het resultaat: geen doordrukpapier, geen papierwerk 's avonds, en de volgende technieker ziet de geschiedenis van de machine.

Wat BonTrava doet

De functies zijn bewust beperkt en draaien helemaal rond de werkbon:

• bonnen met klant- en sitegegevens vooraf ingevuld;
• foto's en materiaal genoteerd tijdens de klus;
• een handtekening met tijdstip op het scherm, daarna de pdf per mail;
• de geschiedenis van elke machine, en het werkt offline.

BonTrava is gemaakt voor technici in HVAC en koeling. De app bestaat in het Nederlands, het Frans en het Engels, en is live: u kunt er vandaag mee aan de slag. Het werk van BonTrava is de bon zelf, van het openen op de site tot de getekende pdf in de mailbox van de klant.

Wat het kost

De prijs staat vooraf vast, en wie weinig interventies doet, gebruikt het gratis.

Een paar tips, met of zonder software

Welk hulpmiddel u ook gebruikt, enkele gewoontes voorkomen de meeste discussies en vergeten bonnen:

• Laat tekenen voor u het gereedschap opbergt. Eens de koffer dicht is, is de verleiding groot om zonder handtekening te vertrekken.
• Neem een foto voor en na. Een beeld van de installatie bij aankomst en bij vertrek beantwoordt veel vragen nog voor ze gesteld worden.
• Noteer onderdelen en gas op het moment dat u ze gebruikt. Wat 's avonds uit het geheugen komt, is nooit volledig.
• Verstuur de bon dezelfde dag. Hoe sneller de klant hem heeft, hoe makkelijker u zonder discussie factureert.
• Hou de geschiedenis per machine bij, niet alleen per klant. Het is de machine die de volgende technieker opendoet.

Waar beginnen

Tel hoeveel werkbonnen u per maand invult. Blijft u onder de 10, dan kost BonTrava u niets: probeer het bij uw volgende interventies, desnoods naast het boekje, en vergelijk 's avonds. Werkt u met een ploeg, dan dekken de formules voor 3 of 15 technici het hele team.

Wil u breder zien wat eenvoudige tools veranderen in het beheer van een klein bedrijf, lees dan waarom een goed informaticasysteem het verschil maakt.