Maandafsluiting in een klein bedrijf zonder boekhoudafdeling

Kort samengevat

• De maandafsluiting loopt uit wanneer facturen verspreid zitten over een mailbox, een lade en een telefoon.
• Breng leveranciersfacturen binnen zodra ze toekomen, niet op de laatste dag.
• Koppel elke betaling aan haar factuur: een banklijn zonder factuur is een vraag die u meteen stelt.
• Factureer vanuit dezelfde tool als uw aankopen, zodat het verkoopregister zichzelf bijhoudt.
• Kijk naar drie cijfers: openstaand, betaald, verdiend. De rest is detail.

Waarom de maandafsluiting uitloopt

Neem een consulente die haar eigen vennootschap runt, zonder boekhouder in dienst. Haar leveranciersfacturen komen per mail binnen, soms op papier, soms als foto op haar telefoon. Haar klantenfacturen maakt ze in een tekstverwerker. Haar bankuittreksel downloadt ze wanneer ze eraan denkt.

Op de laatste dag van de maand moet ze eenvoudige vragen beantwoorden. Heeft die klant betaald? Heb ik die abonnementsfactuur twee keer betaald? Heb ik deze maand geld verdiend? En voor elk antwoord moet ze drie verschillende plekken openen.

Het probleem is niet de hoeveelheid werk. Het probleem is dat de informatie nooit op hetzelfde moment op dezelfde plek zit. Daar draait de aanpak hieronder om.

Stap één: de leveranciersfacturen verzamelen

De nuttigste regel is ook de eenvoudigste: een leveranciersfactuur heeft één plek waar ze terechtkomt, en ze gaat er naartoe op de dag dat ze binnenkomt.

Een paar gewoontes helpen:

• Laat geen factuur in uw mailbox staan. Een mailbox is om te ontvangen, niet om te klasseren. Zet een factuur meteen bij uw aankopen.
• Fotografeer papier onmiddellijk. Een kasticket of papieren factuur raakt zoek, een foto niet, op voorwaarde dat ze op dezelfde plek belandt als de rest.
• Noteer wat al betaald is. Een factuur die via domiciliëring of kaart betaald is, vraagt geen actie, maar moet aan het eind van de maand wel haar banklijn vinden.
• Houd een ritme aan. Vijf minuten per week is beter dan een hele namiddag op de laatste dag.

Aan het eind van de maand zoekt u dan geen facturen meer, u controleert alleen nog of er geen ontbreekt.

Stap twee: de bank koppelen

Bankafstemming betekent dat u elke lijn van het uittreksel naast de factuur legt waar ze bij hoort. Het is de stap die het vaakst wordt uitgesteld, en toch vertelt net die de waarheid: de bank vergist zich niet in wat er binnenkwam en buitenging.

Werk lijn per lijn:

1. Zoek voor elke uitgaande betaling de leveranciersfactuur die ze vereffent.
2. Zoek voor elke inkomende betaling de klantenfactuur die ze afsluit.
3. Zet alles opzij waar u geen tegenhanger voor vindt.

Een banklijn zonder factuur is een ontbrekende factuur, een dubbele betaling of een fout. In alle drie de gevallen ontdekt u dat beter op de laatste dag van de maand dan drie maanden later.

De lijnen die alleen overblijven, zijn het echte resultaat van de oefening. Een debet zonder factuur: vraag ze op bij de leverancier. Een klantenfactuur zonder betaling: tijd voor een herinnering. Twee identieke debets: een telefoontje waard.

Stap drie: de klanten factureren vanuit dezelfde plek

Komen klantenfacturen uit een tekstverwerker, dan moet u ernaast een lijst bijhouden van wat gefactureerd is. Die lijst wijkt vroeg of laat af van de werkelijkheid.

Factureren vanuit de tool die ook uw aankopen en uw bank bijhoudt, lost dat bij de bron op: elke factuur die u opmaakt, komt in het verkoopregister terecht, en de betaling die later op de rekening binnenkomt, wordt eraan gekoppeld. U hoeft geen lijst meer bij te houden, alleen nog facturen op te maken.

Twee tips terloops:

• Factureer zodra het werk geleverd is, niet aan het eind van de maand. Een factuur die vroeg vertrekt, wordt vroeger betaald.
• Stuur herinneringen op een vaste dag. De afstemming toont wat niet betaald is: kies één dag per maand voor de herinneringen en houd u eraan.

Wat u aan het eind van de maand moet zien

Zijn de drie stappen gezet, dan komt de maandafsluiting neer op drie vragen.

Die laatste vraag telt het zwaarst, en net die wordt het vaakst op gevoel beantwoord. Nochtans vraagt ze geen ingewikkelde berekening: alleen volledige aankopen, volledige verkopen en een bank die beide bevestigt.

Waar Tako past

Tako is gemaakt voor precies deze situatie: een klein bedrijf zonder eigen boekhoudafdeling en zonder zin in een ERP. Het brengt leveranciersfacturen, klantenfacturatie, bankreconciliatie en rentabiliteit samen in één tool.

Concreet volgt het de drie stappen hierboven:

• De facturen binnenbrengen: leveranciersfacturen komen in Tako terecht zodra ze binnenkomen, niet meer in een mailbox, een lade en een telefoon. Daar worden ze geklasseerd en opgevolgd.
• De bank koppelen: het bankuittreksel komt binnen en Tako koppelt elke betaling aan de factuur die ze vereffent.
• De klanten factureren: klantenfacturen komen uit dezelfde tool en belanden in het verkoopregister.

Modules worden per vennootschap ingeschakeld: u ziet alleen wat u gebruikt. Een klein bedrijf hoeft dus niet te zoeken tussen schermen die het nooit opent.

Tako is vandaag een besloten bèta, op uitnodiging, en bestaat alleen in het Frans. U kunt het voorlopig niet vrij kopen of gebruiken.

Waar begint u

Probeer niet de hele voorgeschiedenis in te halen. Begin met de lopende maand:

1. Kies één plek voor uw leveranciersfacturen en zet die van deze maand erin.
2. Download het bankuittreksel van de maand en stem het lijn per lijn af.
3. Noteer wat alleen overblijft en werk het af voor de volgende maand begint.

Vraagt u zich nog af waarom een tool het verschil maakt, dan schetst het artikel Waarom een goed informaticasysteem uw kmo beter laat draaien het bredere plaatje. En past uw bedrijf in het profiel van Tako, dan stelt de pagina Tako het uitgebreider voor.