Smartschool-accounts bij de start van het schooljaar

Kort samengevat

• Bij de start van het schooljaar komen dezelfde klussen terug: wachtwoorden, toegangskaartjes, klasfoto's en accounts die niemand nog gebruikt.
• Sleutelbos werkt per klas, voor de leerlingen, hun co-accounts, of beide.
• Een proefdraai toont wat zou veranderen voor er iets in Smartschool geschreven wordt.
• De inloggegevens gaan naar buiten als kaartjes om uit te knippen, brieven voor thuis of per mail, na een voorbeeld.
• Er wordt nergens een wachtwoord bewaard; een logboek houdt bij wie wat wijzigde.
• Sleutelbos is live, in het Nederlands, aan €5 per maand per school.

De klussen van eind augustus

Eind augustus zit de ICT-coördinator van een school met een lijst nieuwe eerstejaars, een telefoon die blijft rinkelen en een eerste schooldag die niet opschuift. Moeilijk is het allemaal niet. Het is het herhalen dat zwaar weegt, en het feit dat elke vergissing op de eerste lesdag boven komt, wanneer een leerling niet kan inloggen.

Het zijn bijna altijd dezelfde taken:

• wachtwoorden: één per nieuwe leerling, en soms ook voor de co-accounts die eraan hangen;
• toegangskaartjes: die gegevens leesbaar op papier zetten, één kaartje per leerling, met de juiste naam erop;
• de foto's van de fotograaf: een zip vol beelden die elk bij de juiste leerling moeten komen;
• ongebruikte accounts: weten welke accounts nog echt gebruikt worden en welke er alleen maar staan.

Elk van die klussen apart is een uurtje werk. Samen, en voor meerdere klassen, kost het een week die niemand heeft.

Eén klas, in drie stappen

Sleutelbos vertrekt van een eenvoudig idee: neem één klas tegelijk en werk die helemaal af, in plaats van elke klus voor de hele school op een ander moment te doen.

De klas kiezen

U kiest de klas en wie een nieuw wachtwoord krijgt: de leerlingen, hun co-accounts, of beide. Zo is vanaf het begin duidelijk waar het over gaat, en raakt u niet per ongeluk aan een andere klas.

Kijken voor het loopt

Voor er iets geschreven wordt, doet Sleutelbos een proefdraai die precies toont wat zou veranderen. U leest het na en controleert of het de juiste leerlingen en de juiste accounts zijn. Pas daarna wordt er iets in Smartschool geschreven.

Niets komt in Smartschool zonder voorbeeld, en na de sessie wordt nergens een wachtwoord bewaard: er blijft enkel een logboek van wie wat wijzigde.

Uitdelen

Dan moeten de inloggegevens nog bij iedereen raken. Sleutelbos geeft u drie mogelijkheden: kaartjes om uit te knippen, brieven voor thuis, of een mail waar een adres bekend is. Ook dat gebeurt pas na een voorbeeld.

Aan het eind van de sessie is de klas klaar, met een logboek van wie wat wijzigde.

De foto's van de fotograaf

De schoolfotograaf levert zijn foto's in een zip. Die aan de juiste leerlingen koppelen is typisch werk dat blijft liggen: het duurt lang, en een fout valt meteen op.

Sleutelbos koppelt de zip van de fotograaf aan de leerlingen en geeft elke koppeling een groene, oranje of rode status. Bij twijfel kiest de software niet blind: dan beslist een mens. U houdt zo de controle over de twijfelgevallen, zonder de duidelijke gevallen met de hand te moeten overdoen.

Accounts die niemand nog gebruikt

Van jaar tot jaar stapelen accounts zich op. Sommige worden nog gebruikt, andere niet. Sleutelbos maakt een gebruiksrapport dat toont welke accounts echt gebruikt worden, zodat de school haar Smartschool-licenties kan beperken.

Dat rapport beslist niets in uw plaats. Het geeft wel een feitelijke basis voor een gesprek dat anders vaak op gevoel gevoerd wordt.

Inloggegevens die nergens blijven rondslingeren

Inloggegevens van leerlingen zijn gevoelige gegevens, en veel leerlingen zijn minderjarig. Sleutelbos is gebouwd om er zo weinig mogelijk van bij te houden: voor elke wijziging krijgt u een voorbeeld, er worden geen inloggegevens bewaard, en na de sessie staat nergens nog een wachtwoord.

Een paar algemene gewoonten helpen daarbij, met welk hulpmiddel u ook werkt:

• laat wachtwoorden niet rondgaan in een gedeeld rekenblad of een gemeenschappelijke mailbox;
• geef kaartjes en brieven rechtstreeks aan de leerlingen voor wie ze bedoeld zijn, en laat geen afgedrukte overschotten liggen;
• lees het voorbeeld aandachtig na voor u bevestigt, zeker in een klas met leerlingen die dezelfde naam dragen;
• hou bij wie wat wijzigde, zodat u kunt antwoorden als een ouder of collega ernaar vraagt.

Waar begint u?

Begin met één klas, het liefst de eerste die binnenkomt: de nieuwe eerstejaars. Werk die van begin tot eind af in Sleutelbos, van de klaskeuze tot het uitdelen van de kaartjes, en neem dan de volgende.

Sleutelbos is gemaakt voor schooladministratie en ICT-coördinatoren. Het is live en kost €5 per maand per school (€60 per jaar), de opstart is gratis. Alle details staan op de pagina van Sleutelbos, en het hulpmiddel zelf vindt u op sleutelbos.everbright.be.