La fin de mois d'une petite société sans service comptable

En bref

• La fin de mois déborde quand les factures sont éparpillées entre une boîte mail, un tiroir et un téléphone.
• Rassemblez les factures fournisseurs au fil de l'eau, pas le dernier jour.
• Rapprochez chaque paiement de sa facture : une ligne sans facture en face est une question à poser tout de suite.
• Facturez depuis le même outil que vos achats, pour que le registre des ventes se tienne seul.
• Lisez trois chiffres : impayé, payé, gagné. Le reste est du détail.

Pourquoi la fin de mois déborde

Prenons une consultante qui dirige sa société, sans comptable salarié. Ses factures fournisseurs arrivent par mail, parfois sur papier, parfois en photo sur son téléphone. Ses factures clients sortent d'un traitement de texte. Son extrait bancaire, elle le télécharge quand elle y pense.

Le dernier jour du mois, elle doit répondre à des questions simples : ce client a-t-il payé ? Cette facture d'abonnement, l'ai-je réglée deux fois ? Est-ce que j'ai gagné de l'argent ce mois-ci ? Et chaque réponse demande d'ouvrir trois endroits différents.

Le problème n'est pas la quantité de travail. C'est que l'information n'est jamais au même endroit au même moment. Tout l'enjeu de la méthode qui suit est de corriger cela.

Premier temps : rassembler les factures fournisseurs

La règle la plus utile est aussi la plus simple : une facture fournisseur a un seul point d'arrivée, et elle y va le jour où elle arrive.

Quelques habitudes aident :

• Ne laissez pas une facture dans la boîte mail. Une boîte mail sert à recevoir, pas à classer. Dès qu'une facture arrive, déposez-la là où vous tenez vos achats.
• Photographiez le papier tout de suite. Le ticket ou la facture papier se perd ; la photo, non, à condition de la ranger au même endroit que le reste.
• Notez ce qui est déjà payé. Une facture réglée par domiciliation ou par carte n'appelle aucune action, mais elle doit quand même trouver sa ligne bancaire en fin de mois.
• Gardez un rythme. Cinq minutes chaque semaine valent mieux qu'un après-midi entier le dernier jour.

À la fin du mois, il ne s'agit plus de chercher des factures, mais seulement de vérifier qu'il n'en manque pas.

Deuxième temps : rapprocher la banque

Le rapprochement bancaire consiste à mettre chaque ligne de l'extrait en face de la facture qu'elle concerne. C'est l'étape que l'on repousse le plus, et pourtant c'est elle qui dit la vérité : la banque ne se trompe pas sur ce qui est entré et sorti.

Procédez ligne par ligne :

1. Pour chaque paiement sortant, retrouvez la facture fournisseur qu'il règle.
2. Pour chaque paiement entrant, retrouvez la facture client qu'il solde.
3. Mettez de côté tout ce qui ne trouve pas de correspondance.

Une ligne bancaire sans facture en face, c'est une facture qui manque, un paiement en double ou une erreur. Dans les trois cas, mieux vaut le découvrir le dernier jour du mois que trois mois plus tard.

Les lignes restées seules sont le vrai résultat de l'exercice. Un débit sans facture : demandez-la au fournisseur. Une facture client sans paiement : c'est une relance à envoyer. Deux débits identiques : un appel à passer.

Troisième temps : facturer les clients depuis le même endroit

Quand les factures clients sortent d'un traitement de texte, il faut tenir à côté une liste de ce qui a été facturé. Cette liste finit toujours par diverger de la réalité.

Facturer depuis l'outil qui tient aussi vos achats et votre banque règle le problème à la source : chaque facture émise rejoint le registre des ventes, et le paiement qui arrive plus tard sur le compte vient s'y rattacher. Vous n'avez plus de liste à tenir, seulement des factures à émettre.

Deux conseils au passage :

• Facturez dès que le travail est livré, pas en fin de mois. Une facture envoyée tôt est payée plus tôt.
• Relancez à date fixe. Le rapprochement vous montre ce qui n'est pas payé : choisissez un jour du mois pour envoyer les relances, et tenez-vous-y.

Ce que l'on doit voir en fin de mois

Une fois les trois temps accomplis, la fin de mois se résume à trois questions.

C'est cette dernière question qui compte le plus, et c'est celle à laquelle on répond le plus souvent au jugé. Elle ne demande pourtant aucun calcul compliqué : seulement des achats complets, des ventes complètes et une banque qui confirme les deux.

Où intervient Tako

Tako a été pensé pour exactement cette situation : une petite société, sans service comptable interne, qui n'a pas envie d'un ERP. Il réunit les factures fournisseurs, la facturation client, le rapprochement bancaire et la rentabilité dans un seul outil.

Concrètement, il suit les trois temps décrits plus haut :

• Déposer les factures : les factures fournisseurs entrent dans Tako au fil de l'eau, au lieu de dormir dans une boîte mail, un tiroir et un téléphone. Elles y sont classées et suivies.
• Rapprocher la banque : l'extrait bancaire arrive et Tako associe chaque paiement à la facture qu'il règle.
• Facturer les clients : les factures clients sortent du même outil et rejoignent le registre des ventes.

Les modules s'activent société par société : vous n'affichez que ce que vous utilisez. Une petite société n'a donc pas à naviguer entre des écrans dont elle ne se sert pas.

Tako est aujourd'hui en bêta privée, sur invitation, et n'existe qu'en français. Il ne s'achète pas et ne s'utilise pas librement pour l'instant.

Par où commencer

N'essayez pas de reprendre tout l'historique. Commencez par le mois en cours :

1. Choisissez un seul endroit pour vos factures fournisseurs et déposez-y celles du mois.
2. Téléchargez l'extrait bancaire du mois et rapprochez-le, ligne par ligne.
3. Notez ce qui reste seul et traitez-le avant le mois suivant.

Si vous en êtes encore à vous demander pourquoi un outil changerait la donne, l'article Pourquoi un bon système informatique change la gestion d'une PME pose le décor. Et si votre société correspond au profil de Tako, la page Tako le présente plus en détail.