Comptes Smartschool à la rentrée : les corvées en une séance

En bref

• À la rentrée, les mêmes tâches reviennent : mots de passe, cartes d'accès, photos de classe et comptes que plus personne n'utilise.
• Sleutelbos les traite classe par classe, pour les élèves, leurs co-comptes, ou les deux.
• Un essai à blanc montre ce qui changerait avant que quoi que ce soit soit écrit dans Smartschool.
• Les identifiants partent sur des cartes à découper, des lettres pour la maison ou par e-mail, après aperçu.
• Aucun mot de passe n'est gardé ; un journal note qui a changé quoi.
• Sleutelbos est en ligne, en néerlandais uniquement, à 5 € par mois et par école.

Les corvées qui reviennent chaque fin août

Fin août, le coordinateur ICT d'une école se retrouve avec une liste de nouveaux élèves de première, un téléphone qui sonne et une rentrée qui ne recule pas. Rien de ce qu'il doit faire n'est difficile. C'est la répétition qui use, et le fait que chaque erreur se paie le premier jour de cours, quand un élève ne peut pas se connecter.

On retrouve presque toujours les mêmes tâches :

• les mots de passe : en créer un pour chaque nouvel élève, et parfois pour les co-comptes qui y sont liés ;
• les cartes d'accès : mettre ces identifiants sur papier, de façon lisible, une carte par élève, sans se tromper de nom ;
• les photos du photographe : un fichier zip plein d'images qu'il faut rattacher, une à une, au bon élève ;
• les comptes inutilisés : savoir quels comptes servent encore vraiment, et lesquels ne font que traîner.

Pris séparément, chacun de ces travaux tient en une heure. Ensemble, et pour plusieurs classes, ils mangent une semaine que personne n'a.

Une classe, en trois temps

Sleutelbos part d'une idée simple : traiter une classe à la fois, du début à la fin, plutôt que de faire chaque corvée pour toute l'école à des moments différents.

Choisir la classe

On choisit la classe, puis qui reçoit un nouveau mot de passe : les élèves, leurs co-comptes, ou les deux. Le périmètre est clair dès le départ, et on ne touche pas aux autres classes par accident.

Regarder avant d'exécuter

Avant d'écrire quoi que ce soit, Sleutelbos fait un essai à blanc qui montre exactement ce qui changerait. On relit, on vérifie que ce sont les bons élèves et les bons comptes. Ce n'est qu'ensuite que quelque chose est écrit dans Smartschool.

Rien n'est écrit dans Smartschool sans aperçu, et aucun mot de passe n'est conservé une fois la séance terminée : il ne reste qu'un journal de qui a changé quoi.

Distribuer

Reste à remettre les identifiants à chacun. Sleutelbos propose trois façons de faire : des cartes à découper, des lettres pour la maison, ou un e-mail quand il y a une adresse. Là aussi, l'envoi vient après l'aperçu.

Au bout de la séance, la classe est réglée, avec un journal de qui a changé quoi.

Les photos du photographe

Le photographe scolaire livre ses photos dans un fichier zip. Les associer aux bons élèves est typiquement le travail qu'on remet à plus tard, parce qu'il est long et qu'une erreur se voit tout de suite.

Sleutelbos associe le zip du photographe aux élèves et donne à chaque association un statut vert, orange ou rouge. Quand il y a un doute, ce n'est pas l'outil qui tranche à l'aveugle : c'est une personne qui décide. On garde ainsi le contrôle sur les cas ambigus, sans devoir refaire à la main ceux qui sont évidents.

Les comptes que plus personne n'utilise

D'une année à l'autre, des comptes s'accumulent. Certains sont encore utilisés, d'autres non. Sleutelbos fournit un rapport d'usage qui indique quels comptes sont réellement utilisés, pour aider l'école à réduire ses licences Smartschool.

Ce rapport ne décide rien à votre place. Il donne une base factuelle pour une discussion qui, sans lui, se fait souvent au jugé.

Des identifiants qui ne traînent nulle part

Les identifiants d'élèves sont des données sensibles, et beaucoup d'élèves sont mineurs. Sleutelbos est construit pour en garder le moins possible : chaque modification est précédée d'un aperçu, aucun identifiant n'est conservé, et après la séance aucun mot de passe n'est gardé.

Quelques habitudes générales vont dans le même sens, quel que soit l'outil utilisé :

• ne pas laisser circuler les mots de passe dans un tableur partagé ou une boîte mail commune ;
• distribuer les cartes et les lettres directement aux élèves concernés, et ne pas laisser traîner les surplus imprimés ;
• relire l'aperçu avec attention avant de valider, surtout quand une classe compte des élèves qui portent le même nom ;
• garder une trace de qui a changé quoi, pour pouvoir répondre quand un parent ou un collègue pose la question.

Par où commencer

Commencez par une seule classe, idéalement celle qui arrive en premier : les nouveaux élèves de première. Faites-la de bout en bout dans Sleutelbos, du choix de la classe à la distribution des cartes, puis passez à la suivante.

Sleutelbos s'adresse aux administrateurs d'école et aux coordinateurs ICT. Il est en ligne et coûte 5 € par mois et par école (60 € par an), mise en route gratuite. L'outil est disponible en néerlandais uniquement. Tous les détails se trouvent sur la page de Sleutelbos, et l'outil lui-même sur sleutelbos.everbright.be.