Bons de travail signés sur place, sans carbone ni paperasse

En bref

• Le bon papier se perd, se signe mal ou pas du tout, et retarde la facture.
• BonTrava met le bon de travail sur le téléphone, prérempli avec les données du client et du site.
• Photos, pièces posées et gaz ajouté entrent dans le bon pendant l'intervention, même sans réseau.
• Le client signe du doigt, l'heure est enregistrée et le PDF part aussitôt par e-mail.
• Gratuit jusqu'à 10 bons par mois, puis 19 € (seul), 39 € (3 techniciens) ou 99 € (15).

Ce que coûte un bon de travail papier

Le carnet à souches avec ses carbones a un avantage : tout le monde sait s'en servir. Pour le reste, il fait payer chaque intervention un peu plus cher qu'elle ne le devrait.

Le carbone qui disparaît

La copie bleue reste au client, l'original voyage dans la camionnette, entre le siège et la boîte à outils. Il suffit d'une averse, d'un café renversé ou d'un carnet oublié sur un chantier pour qu'une intervention n'existe plus que dans la mémoire du technicien. Et une intervention dont il ne reste aucune trace est souvent une intervention jamais facturée.

Le bon qui n'est pas signé

Le responsable du magasin est en réunion, la gérante est partie, le client dit « je signerai la prochaine fois ». Le technicien a encore deux dépannages dans l'après-midi : il s'en va. Des semaines plus tard, quand la facture arrive et que le client la conteste, il n'y a rien à montrer.

La facture qui attend

Le bon papier doit encore revenir au bureau, être relu, parfois déchiffré, puis recopié. Pendant ce temps, rien n'est facturé. Pour une petite entreprise de dépannage, ce délai pèse directement sur la trésorerie, et le soir passé à remplir des papiers est un soir de plus après une journée déjà longue.

L'historique introuvable

Quand un collègue revient sur la même machine six mois plus tard, il veut savoir ce qui a été fait : quelle pièce a été remplacée, combien de gaz a été ajouté, ce qui avait été constaté. Si cette information dort dans un classeur au bureau, il recommence le diagnostic depuis le début.

Un bon de travail ne sert pas qu'à garder une trace : c'est ce qui transforme une intervention en facture. Le faire signer sur place, et l'envoyer tout de suite, raccourcit tout ce qui vient après.

Comment ça se passe avec BonTrava

Prenons le cas qui sert d'exemple sur la page du produit : un frigoriste qui travaille seul remplace un compresseur dans la chambre froide d'un supermarché, dans la réserve.

1. Ouvrir le bon

Il commence le bon de travail sur son téléphone. Le client et le site sont déjà remplis : pas besoin de recopier l'adresse ni le nom du magasin. Et comme la réserve d'un supermarché n'a pas toujours de réseau, BonTrava fonctionne hors ligne.

2. Noter le travail au fil de l'eau

Pendant l'intervention, les photos, la pièce posée et le gaz ajouté entrent dans le bon au fur et à mesure. Rien n'est reconstitué de mémoire en fin de journée : ce qui est noté, c'est ce qui a été fait.

3. Faire signer à l'écran

À la fin, la responsable signe du doigt sur le téléphone. L'heure de la signature est enregistrée, et le PDF signé lui est envoyé par e-mail avant que le technicien ait quitté le parking.

Résultat : pas de carbone, pas de paperasse le soir, et le technicien suivant retrouve l'historique de la machine.

Ce que BonTrava fait

Les fonctions sont volontairement peu nombreuses, centrées sur le bon de travail :

• des bons préremplis avec les données du client et du site ;
• les photos et le matériel notés pendant l'intervention ;
• une signature horodatée à l'écran, puis le PDF par e-mail ;
• l'historique de chaque machine, et un fonctionnement hors ligne.

BonTrava est fait pour les techniciens en HVAC et en froid commercial. L'application est disponible en français, en néerlandais et en anglais, et elle est en ligne : on peut s'en servir dès aujourd'hui. Son travail, c'est le bon : de l'ouverture sur le site jusqu'au PDF signé dans la boîte mail du client.

Combien ça coûte

Le prix est annoncé à l'avance, et un technicien qui fait peu d'interventions peut l'utiliser gratuitement.

Quelques conseils, avec ou sans logiciel

Quel que soit l'outil, quelques habitudes évitent la plupart des litiges et des oublis :

• Faites signer avant de ranger les outils. Une fois le coffre fermé, la tentation de partir sans signature est trop forte.
• Prenez une photo avant et après. Une image de l'installation à l'arrivée et au départ répond à beaucoup de questions avant qu'elles ne soient posées.
• Notez les pièces et le gaz au moment où vous les utilisez. Ce qui est noté de mémoire le soir est toujours incomplet.
• Envoyez le bon le jour même. Plus le client le reçoit tôt, plus il est facile de facturer sans discussion.
• Gardez l'historique par machine, pas seulement par client. C'est la machine que le prochain technicien va ouvrir.

Par où commencer

Comptez combien de bons de travail vous remplissez par mois. Si vous restez sous les 10, BonTrava ne vous coûte rien : essayez-le sur vos prochaines interventions, à côté du carnet si vous voulez, et comparez le soir venu. Si vous travaillez en équipe, les formules à 3 ou à 15 techniciens couvrent toute l'équipe.

Et si vous voulez voir plus largement ce que des outils simples changent dans la gestion d'une petite entreprise, lisez pourquoi un bon système informatique change la gestion d'une PME.